Vi på Sweden HR group har hjälpt många organisationer i olika typer av omorganisationer och omstruktureringar. Vi är experter inom strategiskt och operativt HR-arbete och har erfarenhet från kompetensväxling, neddragningar, sammanslagningar, konsolidering och mycket mera.
Vi är strategiska doers och hjälper företag genom hela processen – från att utifrån affärsbehoven sätta strategin och välja väg vad gäller organisationsdesign och nytt arbetssätt, till att stötta i praktiskt genomförande med förändringskommunikation, arbetsrättslig rådgivning och förhandling, att rusta chefer för förändringen och ge löpande coaching under resans gång samt följa uppföljning av process och effekt. Vi hjälper företag genom hela processen från att identifiera problem, hitta er rätta lösning, och stötta aktivt i genomförandet av omstruktureringen.

Omorganisation – en övergripande metod för flera scenarier.
I dagens föränderliga värld sker omstruktureringar alltmer frekvent inom organisationer för att kunna möta nya affärsmässiga/finansiella/juridiska förutsättningar eller för att optimera arbetssätt utifrån prestations- och kompetens-perspektiv. Oavsett skäl omstrukturerar vi för att utfallet ska gynna organisationen på kort eller lång sikt.
En omstrukturering kan i praktiken ha olika bakgrund och fokus, till exempel:
- Omorganisation
- Neddragning
- Kompetensväxling
- Sammanslagning med annat bolag
- Konsolidering vid förvärv
Vi befinner oss för närvarande i början av en prognosticerad lågkonjunktur och många organisationer står inför nödvändiga förändringar.
Oavsett typ av omstrukturering är det viktigt att alltid förbereda sig med ”the end in mind”. Varför sker förändringen? Vilken effekt vill vi ha ut? Hur vill vi att organisationen ska se ut och arbeta när förändringen är genomförd? Vilken organisationsdesign ska vi välja? Detta vägleder oss i att identifiera vilka omstruktureringar som ska genomföras samt hur genomförandet ska gå till.
Vi har i denna guide samlat våra generella tips för att skapa bra förutsättningar och tankesätt kring er omstrukturering.
En tydlig strategi krävs för att lyckas!
En omstrukturering behöver alltid en strategi. För att gå i mål som tänkt och göra processen dit så effektiv och fri från hinder som möjligt behöver vi tänka strategiskt utifrån affärs och varumärkesmässigt perspektiv såväl som arbetsrättsligt-juridiskt, finansiellt samt värderings/kultur-perspektiv.
Frågor som ofta uppstår är bland annat; Hur ser de arbetsrättsliga förutsättningarna ut för att genomföra omstruktureringen? Vilka lagar behöver vi förhålla oss till? Hur ser våra finansiella förutsättningar ut? Hur säkrar vi att våra ledare är rustade på rätt sätt för att leda medarbetarna genom förändringen? Hur ska vi kommunicera omstruktureringen internt? Och hur ska vi kommunicera externt? Alla dessa frågor kommer att påverka vilken strategi som väljs.
Börja med ert VAD
Konkretisera vad förändringen ska leda till och vad som är önskad effekt. Ju tydligare vision och mål är, desto lättare blir det att fatta rätt beslut längs vägen. Ska organisationen ritas om krävs en genomtänkt organisationsdesign som tjänar mål och vision. I VAD-fasen bör följande tas fram:
- Ett tydligt beskrivet och affärsbaserat case som redogör för bakgrund till förändringen.
- Mål för förändringen och KPI:er som möjliggör uppföljning
- En organisationsplan/organisationsschema för den nya organisationen där funktioner, team-indelning, roller och rapporteringsvägar framgår tydligt.
- En konsekvens- och riskanalys (lagkrav)
- Budget för omstruktureringen. Ta höjd för tid och pengar som omstruktureringen kommer att generera. Kostnadsdrivare i omstruktureringsfasen kan till exempel vara kostnader för utköp av medarbetare eller behov av konsulthjälp inom tex arbetsrätt.
Fortsätt med HUR – er strategi:
Hur ska ni genomföra förändringen?
Här behöver vi bli praktiska och arbeta fram en aktivitets- och kommunikationsplan och se till att göra saker i rätt ordning.
Avvägningar och beslut som behöver tas inför omstruktureringen är:
Roller och ansvar i genomförandet
Besluta vem som leder genomförandet och vilka som ska ingå i den interna ”projektgruppen” för omstruktureringen, hur uppgifter delas upp samt hur denna grupp ska arbeta och kommunicera med varandra. Här är det viktigt att se till att kärntruppen är sammansatt så att nödvändig kompetens finns representerad – till exempel ekonomi, HR, intern-externkommunikation samt ledarrepresentation från berörd avdelning/funktion. Se till att de personer som har en aktiv roll i omstruktureringen har utrymme för detta tids- och planeringsmässigt.
Arbetsrättslig strategi
Ta reda på hur de arbetsrättsliga hindren respektive möjligheterna ser ut och besluta om hur omstruktureringen ska genomföras. Gå igenom hur anställningsavtalen ser ut med avseende på anställningsformer och uppsägningstider. Om kollektivavtal finns gäller förstås bestämmelserna i detta. Finns lokala fackliga företrädare behöver dessa kopplas in och i annat fall behöver centrala fackliga parter kontaktas. Ta reda på VAD som behöver förhandlas samt om det finns andra andra juridiska aspekter att ha i åtanke vid genomförandet. Om förändringen innebär en övertalighet behöver beslut tas om att följa turordningsreglerna i LAS eller att förhandla en annan lösning. En annan fråga att ta ställning till är huruvida vi vill ha ett upplägg där medarbetare kan/behöver söka nya roller internt. Vi behöver också ha en tydlig plan för vilka typer av ekonomiska överenskommelser vi har möjlighet till och är beredda att göra med enskilda medarbetare.
Tidsplan
Sätt en konkret tidplan för omstruktureringen med alla dess steg och aktiviteter. Med det sagt så gäller här principen att vi gör en tydlig plan som vi sedan behöver vara beredda på att justera under resans gång. Att driva omstruktureringen ad-hoc och bara tänka ett steg i taget är dock inte en bra taktik då vi vill undvika överraskningar och förseningar på grund av att vi inte tänkt hela vägen.
Intern kommunikationsplan
Baserat på tidplanen görs en kommunikationsplan som säkrar att information och kommunikation görs i rätt tågordning med hänsyn till arbetsrätt och omsorg om berörda. Viss typ av information får till exempel inte förmedlas så länge förhandling pågår.
En kommunikationsplan bör innehålla följande komponenterna Vad ska kommuniceras och varför, till vem/vilka, av vem, när, och i vilken kanal (möte, inspelad film, mail, Intranet etc). Tänk på att göra budskapet från företagets sida så enhetligt som möjligt oavsett vem som talar/skriver. Ta fram presentationsmaterial och talepunkter och sammanfatta informationen i ett FAQ-paket som är enkelt tillgängligt för alla.
Extern kommunikationsplan
Lika viktigt som att göra en plan för internkommunikationen är förstås att planera för den externa kommunikationen om sådant behov finns givet verksamhetens inriktning. Stakeholders för den externa kommunikationen kan till exempel vara kunder, aktieägare och allmänhet och här vill vi med vår kommunikation värna vårt varumärke och förtroende genom att vara proaktiva i vår kommunikation. Den externa kommunikationsplanen görs enligt samma princip som den interna. Det är även viktigt att tydliggöra vem som uttalar sig externt, svarar på frågor etc om sådant behov finns.
Rusta ledarna
I alla förändringsprocesser som berör medarbetare spelar ledare och chefer en viktig roll för att kommunicera vad och varför, samt skapa en trygghet för medarbetarna så att både förändringsprocess och det dagliga arbetet kan löpa på så stabilt som möjligt. Planera därför för aktiviteter och insatser som syftar till att rusta chefer och ledare och ge dem förutsättningar att ta ansvar. Exempel på aktiviteter är
- Skapa forum för att förankra bakgrund och genomförande av omstruktureringen ordentligt och låta cheferna ställa alla frågor för att sedan själva känna sig trygga i att besvara dessa från medarbetarna. I samband med detta förses ledarna med fördel pedagogiskt kommunikationsmaterial, checklistor etc som tydliggör och underlättar deras uppgift.
- Genomför utbildning i svåra samtal
- Skapa en systematik i att erbjuda tillfällen till debriefing och delande av erfarenheter under processens gång. Detta kan göras med check-ins, chefsforum eller inom ramen för fasta ledningsgruppsmöten.
Avsluta med genomförande:
Med en genomtänkt strategi, aktivitets och tidplan på plats har det nu blivit dags att genomföra och implementera omstruktureringen.
I genomförandeläget är det viktigt att ha i åtanke att en omstrukturering innebär en förändring – och inte sällan flera dimensioner av förändringar. Det handlar om praktiska, konkreta förändringar såsom medarbetare som får nya chefer, teamkonstellationer som ändras, arbetsuppgifter som är nya/omfokuserade och kräver nya arbetssätt och utveckling av kompetens. Men förändring har också en emotionell dimension där medarbetares motivation påverkas i både positiv och negativ riktning. Upplevd turbulens/rörighet tar oftast på krafterna i en organisation liksom att ställa om till nya arbetsuppgifter och arbetssätt. Om medarbetare får lämna kan ilska, sorg, saknad och ibland skuldkänslor finnas hos de medarbetare som är kvar. Prestation och produktivitet kan påverkas innan vi som organisation har förflyttat oss in i den nya verkligheten.
En organisation går inte från noll till hundra, utan behöver ofta successivt anpassa sig till förändringen innan den är fullt implementerad. Därför är det viktigt att strategin ni tar fram är långsiktig och har långsiktiga mål vid sidan om de kortsiktiga. Kortsiktiga mål som att ”organisationsschemat” går live ett visst datum, att personalkostnaderna ska ha minskats med X % per ett visst datum eller att vi genom omorganisation har ökat antalet innesäljare med 50% innebär inte att vi kan förvänta oss önskad effekt från samma datum.
Ett gott råd är därför att ha en plan för att under en tid efter att en omstrukturering genomförts säkra rätt stöd till medarbetare och chefer samt ha en genomtänkt metod för att följa upp och utvärdera effekt.
Våra tips för en lyckad omorganisation
- Formulera mål, vision och önskad effekt som startpunkt utifrån både affärs- och medarbetarperspektiv.
- Gå sedan igenom hur förändringen ska genomföras utifrån finansiellt arbetsrättsligt och kommunikations-perspektiv och sätt en tydlig aktivitets- och kommunikationsplan.
- Släpp inte greppet efter go-live utan säkra upp rätt stöd och mät effekt över tid.
Står ni inför en omorganisation och behöver kompletterande kompetens och/eller resurser för att skapa rätt förutsättningar? Vi är strategiska doers och hjälper er genom hela processen, från problem till lösning och stöd vid genomförande. Varmt välkommen att kontakta oss, vi anpassar alltid lösning efter behov!
Läs mer om hur vi jobbar här eller ring oss på 08 – 400 261 88 så bokar vi upp ett möte att lyssna in era behov.
Om Sweden HR group
Sweden HR group är ett konsultföretag som erbjuder den mest flexibla och moderna lösningen på alla era organisations och HR-relaterade områden, från strategi till praktiskt genomförande.
Vi skräddarsyr upplägg efter ert unika behov och har flexibiliteten att snabbt kunna skala upp eller ner i tid när behoven ändras.
Vi arbetar i team vilket ger våra kunder funktionen av en hel HR-avdelning – oavsett uppdragets storlek.
Vår breda kompetens och långa erfarenhet (från linjen och som konsulter) säkrar att vi alltid har fokus på affärsnyttan av det vi levererar. Hos oss får våra kunder helt enkelt den mest flexibla och moderna HR-lösningen. Vi kallar det framtidens HR.