Skapa rätt förutsättningar inför er omorganisation

Vi är strategiska doers och hjälper företag genom hela processen – från att utifrån affärsbehoven sätta strategin och välja väg vad gäller organisationsdesign och nytt arbetssätt, till att stötta i praktiskt genomförande med förändringskommunikation, arbetsrättslig rådgivning och förhandling, att rusta chefer för förändringen och ge löpande coaching under resans gång samt följa uppföljning av process och effekt. Vi hjälper företag genom hela processen från att identifiera problem, hitta er rätta lösning, och stötta aktivt i genomförandet av omstruktureringen.

Besluta vem som leder genomförandet och vilka som ska ingå i den interna ”projektgruppen” för omstruktureringen, hur uppgifter delas upp samt hur denna grupp ska arbeta och kommunicera med varandra. Här är det viktigt att se till att kärntruppen är sammansatt så att nödvändig kompetens finns representerad – till exempel ekonomi, HR, intern-externkommunikation samt ledarrepresentation från berörd avdelning/funktion. Se till att de personer som har en aktiv roll i omstruktureringen har utrymme för detta tids- och planeringsmässigt.

 

Arbetsrättslig strategi

Ta reda på hur de arbetsrättsliga hindren respektive möjligheterna ser ut och besluta om hur omstruktureringen ska genomföras.  Gå igenom hur anställningsavtalen ser ut med avseende på anställningsformer och uppsägningstider. Om kollektivavtal finns gäller förstås bestämmelserna i detta. Finns lokala fackliga företrädare behöver dessa kopplas in och i annat fall behöver centrala fackliga parter kontaktas. Ta reda på VAD som behöver förhandlas samt om det finns andra andra juridiska aspekter att ha i åtanke vid genomförandet. Om förändringen innebär en övertalighet behöver beslut tas om att följa turordningsreglerna i LAS eller att förhandla en annan lösning. En annan fråga att ta ställning till är huruvida vi vill ha ett upplägg där medarbetare kan/behöver söka nya roller internt. Vi behöver också ha en tydlig plan för vilka typer av ekonomiska överenskommelser vi har möjlighet till och är beredda att göra med enskilda medarbetare.

 

Tidsplan

Sätt en konkret tidplan för omstruktureringen med alla dess steg och aktiviteter. Med det sagt så gäller här principen att vi gör en tydlig plan som vi sedan behöver vara beredda på att justera under resans gång. Att driva omstruktureringen ad-hoc och bara tänka ett steg i taget är dock inte en bra taktik då vi vill undvika överraskningar och förseningar på grund av att vi inte tänkt hela vägen.

 

Intern kommunikationsplan

Baserat på tidplanen görs en kommunikationsplan som säkrar att information och kommunikation görs i rätt tågordning med hänsyn till arbetsrätt och omsorg om berörda. Viss typ av information får till exempel inte förmedlas så länge förhandling pågår.

 

En kommunikationsplan bör innehålla följande komponenterna Vad ska kommuniceras och varför, till vem/vilka, av vem, när, och i vilken kanal (möte, inspelad film, mail, Intranet etc). Tänk på att göra budskapet från företagets sida så enhetligt som möjligt oavsett vem som talar/skriver. Ta fram presentationsmaterial och talepunkter och sammanfatta informationen i ett FAQ-paket som är enkelt tillgängligt för alla.

 

Extern kommunikationsplan

Lika viktigt som att göra en plan för internkommunikationen är förstås att planera för den externa kommunikationen om sådant behov finns givet verksamhetens inriktning. Stakeholders för den externa kommunikationen kan till exempel vara kunder, aktieägare och allmänhet och här vill vi med vår kommunikation värna vårt varumärke och förtroende genom att vara proaktiva i vår kommunikation. Den externa kommunikationsplanen görs enligt samma princip som den interna. Det är även viktigt att tydliggöra vem som uttalar sig externt, svarar på frågor etc om sådant behov finns.

 

Rusta ledarna

I alla förändringsprocesser som berör medarbetare spelar ledare och chefer en viktig roll för att kommunicera vad och varför, samt skapa en trygghet för medarbetarna så att både förändringsprocess och det dagliga arbetet kan löpa på så stabilt som möjligt.  Planera därför för aktiviteter och insatser som syftar till att rusta chefer och ledare och ge dem förutsättningar att ta ansvar. Exempel på aktiviteter är

• Skapa forum för att förankra bakgrund och genomförande av omstruktureringen ordentligt och låta cheferna ställa alla frågor för att sedan själva känna sig trygga i att besvara dessa från medarbetarna. I samband med detta förses ledarna med fördel pedagogiskt kommunikationsmaterial, checklistor etc som tydliggör och underlättar deras uppgift.
• Genomför utbildning i svåra samtal
• Skapa en systematik i att erbjuda tillfällen till debriefing och delande av erfarenheter under processens gång. Detta kan göras med check-ins, chefsforum eller inom ramen för fasta ledningsgruppsmöten.

 

Avsluta med genomförande:

Med en genomtänkt strategi, aktivitets och tidplan på plats har det nu blivit dags att genomföra och implementera omstruktureringen.

 

I genomförandeläget är det viktigt att ha i åtanke att en omstrukturering innebär en förändring – och inte sällan flera dimensioner av förändringar. Det handlar om praktiska, konkreta förändringar såsom medarbetare som får nya chefer, teamkonstellationer som ändras, arbetsuppgifter som är nya/omfokuserade och kräver nya arbetssätt och utveckling av kompetens. Men förändring har också en emotionell dimension där medarbetares motivation påverkas i både positiv och negativ riktning. Upplevd turbulens/rörighet tar oftast på krafterna i en organisation liksom att ställa om till nya arbetsuppgifter och arbetssätt. Om medarbetare får lämna kan ilska, sorg, saknad och ibland skuldkänslor finnas hos de medarbetare som är kvar. Prestation och produktivitet kan påverkas innan vi som organisation har förflyttat oss in i den nya verkligheten.

 

En organisation går inte från noll till hundra, utan behöver ofta successivt anpassa sig till förändringen innan den är fullt implementerad. Därför är det viktigt att strategin ni tar fram är långsiktig och har långsiktiga mål vid sidan om de kortsiktiga. Kortsiktiga mål som att ”organisationsschemat” går live ett visst datum, att personalkostnaderna ska ha minskats med X % per ett visst datum eller att vi genom omorganisation har ökat antalet innesäljare med 50% innebär inte att vi kan förvänta oss önskad effekt från samma datum.

 

Ett gott råd är därför att ha en plan för att under en tid efter att en omstrukturering genomförts säkra rätt stöd till medarbetare och chefer samt ha en genomtänkt metod för att följa upp och utvärdera effekt.