Näringslivet rustar sig för lågkonjunktur. Vissa branscher drabbas hårdare än andra med omstruktureringar och neddragningar som smärtsam konsekvens. Vi på Sweden HR group har tidigare skrivit om betydelsen av att skapa bra förutsättningar och tankesätt i samband med omstrukturering, samt belyst vikten av att genomföra aktiviteter och insatser som syftar till att ge ledare förutsättningar och verktyg för att ta ansvar i dessa förändringar.

swedenhrgroup_svåra samtal

Vid genomförandet av omstruktureringar skapas ofta ett nödvändigt behov av att hålla svåra samtal med medarbetare. Det kan exempelvis handla om att chefer behöver informera om förändrade arbetssätt, arbetsroller eller personalneddragningar. Detta ställer både krav och förväntningar på den som ska hålla samtalet. Vid omorganisationer blir sättet kommunikationen sker på extra viktig där frågeställningar kring varför och hur, behöver besvaras.

 

För en chef som redan har en tät dialog med sina medarbetare blir ofta de svåra samtalen inte lika utmanande att ta, men oavsett ledarstil, är det få chefer som upplever de svåra samtalen som särskilt enkla. Många chefer drar sig därför för att gå in i svåra eller mer obehagliga samtal med medarbetare. När de väl tar tag i samtalen leder det inte alltid till det resultat eller utfall som är önskat.

 

För att som arbetsgivare rusta sina ledare inför den här typen av samtal är utbildning och träning naturligtvis en hjälp på vägen. Nedan har jag samlat tips och vägledning som kan bereda ledare och chefer inför svåra samtal.

 

Tips för att rusta chefer inför svåra samtal:

1. Utvärdera nuvarande kompetens

Hur är chefernas nuvarande kompetens och förmåga i att hålla svåra samtal? Är det enstaka chefer som behöver coachas eller behövs utbildning ordnas för samtliga chefer? Beroende på innehållet av de samtal som ska genomföras; vilken nivå av utbildning behöver cheferna?

 

2. Ge möjlighet att öva

Efter att man kartlagt nuvarande kompetensnivå och förmåga; genomför utbildning i svåra samtal. Anpassa metod och innehåll till gruppen. Utvärdera vad som lämpar sig bäst. Är det till exempel en gästföreläsare, en workshop eller olika gruppdiskussioner? Ha gärna moment som innehåller praktisk övning. En anledning till att många upplever samtalen som svåra är just att de inte är vana att hålla sådana. Det bästa man kan göra är därför att träna cheferna inför situationer som kan tänkas uppstå. Känner de osäkerhet är det bra att de får rollspela samtalet med någon, för att testa hur de bäst formulerar sig.

 

3. Tydliggör samtalets syfte och mål

Tydliggör varför det är av vikt att cheferna har samtalen om de inte är helt införstådda i det. Skicka inte i väg chefer med tuffa budskap eller besked som de ska leverera till medarbetaren utan att de vet varför de behöver göra det. Det är otroligt viktigt att chefen kan stå bakom innehållet och budskapet. För att göra detta behöver man tydliggöra varför det är av vikt. Konkretisera och koppla värdet till verksamheten.

 

4. Ge konkreta och praktiska tips gällande ”HOW TO”

Prata om samtalets innehåll och dess struktur. Även om man kan tänka att vissa saker borde vara självklara så är det inget man ska ta för givet. Utbildar därför cheferna i HUR de har samtalen. Hur förbereder man sig? Vad är lämplig tid och plats? Hur lång tid ska avsattas? Hur lämpar det sig att inleda? Ska man småprata eller inte? Hur mycket information ska man ge? Vad behöver man förhålla sig till arbetsrättsligt/juridiskt? Hur ser man till att budskapet gått fram? Hur håller man sig saklig och konkret? Vad gör man om man får en fråga man inte vet svaret på? Hur säkerställer man att personen förstått? Vilka följdfrågor kan vara rimliga att ställa? Är det okej att avbryta? Ska man ha uppföljningssamtal? Osv… Listan kan göras lång – men ack så viktig!

 

5. Visa empati

Tipsa cheferna om att visa empati. Flertalet studier visar nämligen att empati är en viktig nyckel till framgång under svåra samtal. Att man som chef bör vara empatisk samtidigt som man är saklig och professionell. Det handlar egentligen om att tipsa chefen om att bemöta medarbetarna så som hen själv skulle vilja bli bemött i en svår situation.

 

6. Lär ut hur man bemöter olika känsloreaktioner

Ett vanligt orosmoment vid besvärliga samtal är att medarbetarens reaktion blir så stark att chefen inte vet hur hen ska hantera situationen. Det går sällan att förutsäga om medarbetaren exempelvis kommer reagera med tystnad, motangrepp, sarkasm, ilska, gråt, förnekande, likgiltighet, chock eller acceptans. Men man kan förbereda genom att träna cheferna i hur de anpassar sitt bemötande efter olika känsloreaktioner samt försvarsmekanismer som kan uppstå både hos de själva och hos medarbetaren.

Behöver du hjälp att rusta dina chefer inför svåra samtal, eller behöver kompletterande kompetens och/eller resurser till ditt befintliga HR-team? Varmt välkommen till oss, vi anpassar alltid en lösning efter behov.

Läs mer om hur vi jobbar här eller ring oss på 073-519 59 01 så bokar vi upp ett möte att lyssna in era behov.

Om Sweden HR group

Sweden HR group är ett konsultföretag som erbjuder den mest flexibla och moderna lösningen på alla era organisations och HR-relaterade områden, från strategi till praktiskt genomförande.

Vi skräddarsyr upplägg efter ert unika behov och har flexibiliteten att snabbt kunna skala upp eller ner i tid när behoven ändras.

Vi arbetar i team vilket ger våra kunder funktionen av en hel HR-avdelning – oavsett uppdragets storlek.

Vår breda kompetens och långa erfarenhet (från linjen och som konsulter) säkrar att vi alltid har fokus på affärsnyttan av det vi levererar. Hos oss får våra kunder helt enkelt den mest flexibla och moderna HR-lösningen. Vi kallar det framtidens HR.