Så rustar Kriminalvården HR för en historisk tillväxt – en intervju med Arber Jashari

I Region Syd leder HR-chefen Arber Jashari arbetet med att etablera ett verksamhetsnära HR-stöd i en organisation med cirka 2 400 medarbetare och över 120 chefer. Fokus är tydligt: att bygga strukturer som klarar snabb tillväxt, stärker ledarskapet och säkerställer kompetensförsörjningen i en verksamhet med ett av Sveriges viktigaste samhällsuppdrag.

– Det här är inte en traditionell expansionsresa. Vi behöver säkerställa kapacitet över tid, utan att tumma på kvalitet, säkerhet eller arbetsmiljö. HR blir en central del i att få helheten att fungera, säger Arber.

För Arber började resan mot HR med en nyfikenhet på människor snarare än en tydlig plan. Efter att först ha studerat ekonomi och arbetat inom försäljning och service växte insikten fram – det var samspelet mellan människor och organisationer som lockade mest.

Valet föll på HR-studier i Kristianstad, och under sista terminen med praktik i Malmö stad tog karriären fart. Där blev han kvar i över sju år, från HR-konsult till sektionschef, och byggde en bred operativ grund med erfarenhet av allt från rekrytering till chefsstöd.

Erfarenheten fördjupades senare inom Polismyndigheten, där han arbetade med rekrytering i en större region med höga krav på enhetliga och rättssäkra processer. Där blev också perspektivet på HR i stora organisationer tydligare.

– I stora organisationer handlar det mycket om att skapa arbetssätt som gör det enkelt att göra rätt och som håller även när volymerna ökar. Struktur och tydlighet blir avgörande när organisationer växer.

Den erfarenheten har blivit central i rollen inom Kriminalvården, där tillväxten ställer liknande krav på HR:s förmåga att kombinera operativt stöd med långsiktig struktur.

När Arber klev in i rollen som HR-chef i Kriminalvårdens region syd befann sig organisationen redan mitt i en förändring. En ny HR-struktur hade införts med ambitionen att komma närmare verksamheten och stärka stödet till chefer, samtidigt som många arbetssätt och ansvarsområden fortfarande var under utveckling.

Parallellt ökade trycket i verksamheten – fler klienter, fler platser och ett växande behov av bemanning.

– Det var inte ett läge där vi kunde bygga färdigt först och sedan börja leverera. Vi behövde göra båda parallellt, i full drift.

Arbetet har därför handlat om att stegvis etablera struktur samtidigt som HR behövt vara operativt närvarande i vardagen. Standardisering av arbetssätt, tydligare ansvarsfördelning och en närmare koppling mellan rekrytering, introduktion och utbildning har varit centrala delar.

– Vi har behövt skapa tillräckligt tydliga ramar för att få stabilitet, men samtidigt behålla flexibilitet. När organisationen växer i den här takten måste strukturerna fungera, men de måste också kunna utvecklas längs vägen allt eftersom behoven förändras.

Det verksamhetsnära HR-stödet blir avgörande i en miljö där chefer varje dag behöver fatta beslut som påverkar både människor, säkerhet och verksamhet.

I en organisation som växer snabbt blir kompetensförsörjning en avgörande fråga. Men för Arber handlar det inte enbart om att rekrytera fler medarbetare, utan om att få hela medarbetarresan att fungera och stödja Kriminalvårdens samhällsuppdrag.

Kriminalvårdens uppdrag är tydligt: att bidra till ett tryggare samhälle och minska återfall i brott. För att lyckas krävs både rätt kompetens, ett starkt ledarskap och en arbetsmiljö som gör att människor mår bra och vill stanna över tid.

– Det räcker inte att få in rätt personer. Vi måste säkerställa att de får rätt förutsättningar att lyckas, utvecklas och stanna. Annars bygger vi inte långsiktig kapacitet.

Arbetet börjar redan i rekryteringen, men lika viktigt är vad som händer efter att en medarbetare börjar – introduktion, utbildning, stöd i vardagen och tydliga utvecklingsmöjligheter.

– Introduktionen är central. Nya medarbetare behöver känna sig välkomna, förstå uppdraget och få rätt förutsättningar från start. Det påverkar både tryggheten, motivationen och hur länge man stannar.

Tillväxt innebär inte bara fler medarbetare och fler enheter. Det innebär också ett ökat tryck på arbetsmiljö och ledarskap. Fler klienter, fler platser och fler verksamheter ställer högre krav på organisationen och på de chefer som leder den dagliga verksamheten.

Varje förändring behöver riskbedömas, varje ny enhet behöver fungera från start och varje chef behöver rätt stöd för att kunna leda i en komplex miljö.

– Det är från och till en tuff verksamhet, och det påverkar arbetsmiljön. Därför behöver vi arbeta systematiskt med stöd till chefer, trygghet i organisationen och verktyg som skapar motivation och tillit.

HR arbetar nära verksamheten med utbildning, ledarskapsstöd och strukturer som ska göra det enklare att leda i vardagen. Samtidigt skapar tillväxten nya möjligheter för medarbetare att utvecklas och ta nästa steg i karriären.

I slutändan handlar det om att få helheten att fungera, där rekrytering, arbetsmiljö, ledarskap och utveckling samverkar. Det handlar även om att hantera motstridiga förväntningar, hitta lösningar och bygga förtroende i relation till chefer, medarbetare, fackliga företrädare och organisationen i stort. När de delarna hänger ihop skapar vi både stabilitet i organisationen och bättre förutsättningar att nå vårt samhällsuppdrag.

För att klara en historisk tillväxt räcker det inte med operativt HR-arbete – det krävs också strukturerad styrning och framförhållning.

I Region Syd används nyckeltal som personalomsättning, sjukfrånvaro, intern rörlighet, rekryteringsutfall och andel utbildad personal inom olika kompetenser som ett löpande beslutsstöd. Prognoser justeras kontinuerligt i takt med att verksamheten förändras och nya behov uppstår.

– Vi behöver hela tiden förstå hur organisationen utvecklas och vad som krävs framåt. Det handlar om att planera långsiktigt och samtidigt kunna ställa om snabbt när förutsättningarna förändras.

Behovet av planering blir särskilt tydligt i en verksamhet där nyanställda genomgår omfattande utbildning innan de kan arbeta fullt ut. Kompetensförsörjning handlar därför lika mycket om framförhållning som om rekrytering.

– Vi måste ligga steget före och säkerställa att vi har rätt kapacitet i rätt tid.

Digitalisering och AI är en naturlig del av utvecklingen, men i en säkerhetsklassad verksamhet finns tydliga begränsningar. Alla system och verktyg behöver uppfylla höga säkerhetskrav, vilket innebär att vissa lösningar som används i andra organisationer inte är möjliga här.

– Vi kan inte använda molnbaserade lösningar på samma sätt, vilket gör att vi ibland behöver hitta andra vägar framåt.

Samtidigt pågår ett aktivt utvecklingsarbete där nya tekniska lösningar testas i pilotform, bland annat inom AI, för att stödja analys och effektivisera arbetssätt.

– AI kan fungera som ett stöd i vardagen, nästan som att bolla med en kollega. Men vi behöver vara tydliga med vad som är möjligt och vad som inte är lämpligt, särskilt när det gäller känslig information.

Framåt handlar arbetet om att bygga strukturer som är stabila över tid, men tillräckligt flexibla för att kunna anpassas när omvärlden förändras.

– Vi behöver vara långsiktiga i hur vi bygger, men snabba i hur vi ställer om.

Avslutningsvis lyfter Arber flera perspektiv för den som vill utvecklas inom HR i en tid där kraven på funktionen snabbt förändras.

En viktig lärdom är värdet av bredd tidigt i karriären, lyssna på kärnverksamhetens behov och att våga ta ansvar.

– Man behöver våga bidra, testa nya arbetssätt och inte vara rädd för att kliva fram. HR är ett område där man lär sig mycket genom att vara nära verksamheten.

Samtidigt ser han en framtid där HR:s roll blir allt mer strategisk, samtidigt som det operativa stödet fortsätter vara avgörande.

– Organisationer kommer fortsätta förändras, och HR behöver kunna kombinera struktur med förändringskraft. Det handlar om att skapa stabilitet i vardagen samtidigt som man driver utveckling framåt och hittar nya lösningar.

I en tid där kraven på kapacitet, säkerhet och samhällsansvar ökar blir HR:s roll allt tydligare. Förmågan att attrahera, utveckla och behålla rätt kompetens är inte bara en HR-fråga, utan är en förutsättning för att verksamheten ska kunna fullfölja sitt uppdrag.