Anna Gullstrand har en minst sagt imponerande bakgrund och väg in i HR-rollen. Hon var tidigare VD på Fröjd – en av Sveriges mest framgångsrika digitalbyråer. Hon har varit på listan över framtidens kvinnliga ledare fyra år i rad och hennes byrå kvalificerade sig årligen på topplistor inom både medarbetarnöjdhet (Great Place to Work), kundnöjdhet (2: a plats i Årets Byrå 2017) och tillväxt/lönsamhet (DI Gasell 2017 samt Sveriges mest lönsamma digitalbyrå 2017 enligt Resumé Insikt).

Anna har en examen från den prisbelönta och globalt erkända digitalutbildningen Hyper Island, där hon senare satt som ordförande i styrgruppen för ett av deras program. I mars i fjol började hon som VP People på Mentimeter, företaget som tillhandahåller en presentations-plattform för interaktiva möten. Parallellt med att hon började på Mentimeter släppte hon boken ”Facilitera” som blev utnämnd till ”årets HR-bok”. Och nu under början av 2021 fick Mentimeter utmärkelsen som ”årets HR-team”.

Nu har det gått ett år sedan Anna klev på sin roll och ett år sedan pandemin blev ett faktum. Vilka insikter har Anna fått under året som har gått? Vi är stolta över att få jobba med Anna och kunna dela med oss av hennes insikter som vi fick i ett reflekterande samtal.

”Jag började i slutet av mars förra året så jag gjorde min onboarding, vilket hos oss är de tre första veckorna, helt remote. Vi har en gedigen onboarding process – om Mentimeters affär, produkt och kollegor. Jag körde det på zoom vilket fungerade väldigt bra. Jag bokade även in flera virtuella fikor med kollegor – vi uppmuntrar alla till att göra det. Som stöd har vi en bot i Slack som automatisk parar ihop kollegor och bjuder in. Det är ett bra verktyg givet att mycket av det sociala, att bygga relation och fördjupa relationer, försvinner med hemarbete.

Vi har haft kontoret öppet, med tydliga restriktioner. De som mest behövt vara här har varit det. För att inte belasta kollektivtrafiken och minska smitta till och från jobbet har vi erbjudit alla att åka taxi eller sponsrat en cykel. Att jobba på distans har för en del påverkat både den fysiska och mentala hälsan negativt, och därför har vi velat erbjuda denna möjlighet. Vi har exempelvis många medarbetare som bor i mindre lägenheter, och alla har inte haft möjligheter att skapa en bra arbetsplats hemma ergonomiskt.

“Utveckling och innovation har under pandemin haft hög takt hos oss, vi har skapat stora förbättringar i vår produkt. Jag har haft mer fokus på hur människor mår. I stort (på bolagsnivå) har vi inte sett stora skillnader på prestation. Men på individnivå har vi sett skillnader. Olika personer klarar av omställning på olika sätt. Det krävs mycket självledarskap när man jobbar hemma för att få till den strukturen som annars kommer naturligt, som rörelse, sociala kontakter, ut i luften på lunchen. Även konsten att hitta nya sätt att träna när du ska undvika gym – kräver självledarskap.”

Vi kommer satsa mer på kontoret efter pandemin  

”Jag tror inte att vi sett de långsiktiga effekterna av ohälsa orsakade av hemarbete än, tyvärr. Och det finns ännu inte så mycket forskning på området, och den som finns är tveeggad. Personligen tror jag det finns en risk att både produktivitet och effektivitet minskar genom att människor mår sämre och inte får den viktiga sociala kontakten.

En svensk studie som jag har dykt ned i (om effekter av distansarbete) visar att många blir mer effektiva hemma och samtidigt är mer stressade och tröttare. Det stämmer väl in på oss. Vi har sett att produktivitet håller en hög nivå men det får konsekvenser för människors välmående.

Just nu har vi en struktur för att fånga upp hur de anställda mår där chefen har veckovisa one-to-one med sin medarbetare. Vi kan tydligt se att nyckeltal i våra medarbetarundersökningar pekar nedåt. Jämför vi mars med november 2020 har vi gått ner inom i stort sett alla kriterier, vilket till viss del har med hemarbete att göra, men det ska också tilläggas att det finns andra faktorer, exempelvis att vi växer väldigt snabbt.

Vi har funderat mycket på hur vi ska göra framöver. Bolag har nu börjat att kommunicerat hur de ska jobba post-covid, och vissa har gått ut med att de kommer att fortsätta jobba hemifrån eller erbjuda en “work-from-anywhere”-lösning. Vi tänker lite tvärtom – när pandemin är slut ska vi satsa jättemycket på vårt kontor och på medarbetarupplevelsen – vi tror på att vi behöver varandra! Just nu är produktiviteten hög men på lång sikt tror vi att individen och kreativiteten påverkas negativt. Vi bryr oss om varandra och därför satsar vi på kontoret i kombination med flexibilitet för våra team.”

Flyttat hela medarbetarupplevelsen remote 

”Just nu har vi flyttat hela medarbetarupplevelsen remote – vi insåg att vi måste fylla på med fler lustfyllda aktiviteter som stärker våra relationer. För några veckor sedan firade vi exempelvis kinesiskt nyår med en proffsig produktion där medarbetare med koll på traditionerna bidrog. Vi sände live (som från en studio) från kontoret och hade olika temarum: ett rum att snacka i, ett dansrum med en kollega som var DJ, cook-along och quiz. Folk rörde sig fritt genom olika rum. Vi avslutade med en eldjongleringsshow.

Nu ska vi följa upp med en jongleringskurs där vi budar hem bollar till alla – vilket är lite logistik med 150 personer. Det är bra att hitta aktiviteter som bryter av då hemarbete lätt blir stillasittande.

Vår vinterfest i november hade samma ambitionsnivå. Det var efter vi hade gjort den som vi insåg att här måste ribban ligga framöver.”

Göra veckomöten interaktiva och roliga

“Mentimeters produkt har gått väldigt bra i pandemin. Innan användes den mycket under konferenser, men nu har det blivit väldigt tydligt att vi alla behöver engagemang och interaktion i alla möten, för att hålla närvaro och fokus och säkra att allas röster blir hörda. Då är Mentimeter ett riktigt bra verktyg.

Vi använder vår produkt hela tiden. Att skapa interaktion och att göra allas röster hörd är en del av vår kultur. Exempelvis använder vi Mentimeter på våra veckomöten, där alla 150 medarbetare deltar. Varje gång någon ska förmedla ett budskap så tänker de till – vad vill jag uppnå? Hur kan jag skapa engagemang? Ibland handlar det om att få input eller rösta, ibland skapas det en frågesport eller en reflektionsövning. När vi pratar om svåra ämnen, som exempelvis vår harrassment policy, är möjligheten att kunna skicka in frågor och bidra anonymt väldigt viktig. På detta sätt säkrar vi att fånga upp det som verkligen är viktigt.

Jag skulle säga att våra veckomöten blir mer som en show – där olika röster från organisationen hörs. Vi gör det på ett interaktivt och roligt sätt – och tar inte oss själva på så stort allvar.”

Vilket råd vill du ge dig själv i retrospektiv?

  • Att ligga på våra ledare mer – att följa upp och fånga upp hur sina medarbetare mår. De har gjort det – men jag hade kunnat ”knuffat på” mer.

Vad är du mest stolt över?

  • Alla på Mentimeter – som funnit sig i situationen och gjort det bästa av den. De har verkligen ansträngt sig för att det ska bli bra.
  • Att vi fortfarande behållit vår kultur, men förflyttat den till zoom. Vi bygger relationer och har roligt.
  • Att vi behåller ödmjukheten och tacksamheten i vår kommunikation. Vi pratar om “assume good intent” vilket är extra viktigt när mycket kommunikation är textuell.
  • Trots allt som hänt så mäter vi employee Net Promoter Score (eNPS) på 78 i mars och 69 nu. Det anses som mycket bra att ha över 50, så även om det är lägre än vad det varit är det fortfarande högt.

Vad tycker du om samarbetet med oss på Sweden HR Group?

Jag upplever det jättepositivt – ni är mitt extended HR team. Jag kan ringa för de kluriga vardagliga frågorna och situationerna. Det har även känts jättebra i de mer strategiska projekten som vi gjort. Jag är mycket nöjd. Jag håller nu på att rekrytera ett HR-team med massa bra personer, så jag ser fram emot att få lyfta blicken tillsammans med Sweden HR group och få tid att jobba mer strategiskt framöver.

Vill du outsourca din HR-funktion, anlita en interim HR eller behöver du stöd i ett projekt? Vi skräddarsyr alltid en lösning efter behov. 

Läs mer om hur vi jobbar här eller ring oss på 08 – 400 261 88 så bokar vi upp ett möte att lyssna in era behov.

Sweden HR group är ett konsultföretag som erbjuder den mest flexibla och moderna lösningen på alla era organisations och HR-relaterade områden, från strategi till praktiskt genomförande.

Vi skräddarsyr upplägg efter ert unika behov och har flexibiliteten att snabbt kunna skala upp eller ner i tid när behoven ändras.

Vi arbetar i team vilket ger våra kunder funktionen av en hel HR-avdelning – oavsett uppdragets storlek.

Vår breda kompetens och långa erfarenhet (från linjen och som konsulter) säkrar att vi alltid har fokus på affärsnyttan av det vi levererar. Hos oss får våra kunder helt enkelt den mest flexibla och moderna HR-lösningen. Vi kallar det framtidens HR.