Framtiden är nu. Diskussion om en återgång till arbetsplatserna behöver vi hantera nu, inte senare i framtiden. Med vaccinets framfart behöver vi som företag ha klart för oss hur vi vill och behöver ha det när det gäller närvaron på arbetsplatsen och säkerställa att det finns rätt förutsättningar för att det ska bli så.
Sweden HR Groups VD, Nanette Brink, delar några reflektioner och aspekter att ha koll på kopplat till arbetsplatsen för 2021.
Året 2020 har inneburit många utmaningar. För många verksamheter har året präglats av omställning till hemarbete, distansledarskap och upprätthållande av gemenskap online. En del företag har även behövt vidta hårda åtgärder så som nedskärningar och nedläggningar. Allt detta vet vi.
Och samtidigt, när kris och höga regleringar råder blir ofta kreativitet och innovation som starkast, vilket 2020 har visat. Företag och anställda har fått ställa om snabbt givet nya förutsättningar. En del har dragit nytta av förändringen som exempelvis vår kund Bambuser som hjälper butiker och e-commerceföretag att genomföra livestreamad shopping och som har fått en enorm framfart eftersom vi till viss del behövt omdefiniera hur vi konsumerar givet att vi inte kan gå ut och shoppa på samma vis som tidigare.
Pandemin har snabbspolat både digitalisering och gig-ekonomins utveckling vilket i sin tur kommer att accelerera utvecklingen av hur företag väljer att organisera arbete – där fler människor kommer att vara egenanställda. Detta kommer ställa andra krav på våra arbetsplatser och framförallt ansvarsfrågan vad gäller arbetsmiljön, vilket kommer att vara centralt 2021.
Vad behöver vi ha koll på?
1. Hemarbetet och det fysiska kontoret
Något som varit mycket centralt under det gångna året är definitionen av arbetsplats och arbetsmiljö. Ämnena diskuterades redan innan 2020, men diskussionen fick en helt ny relevans under 2020 och frågan om arbetsmiljöansvar har kanske inte tidigare varit så mycket på “tapeten” som just nu.
Kantar Sifo frågade 3 000 svenskar om hur de ser på hemarbete i en undersökning där det framkom att:
- Bland de som kan jobba hemma gjordes det till 15% av total arbetad tid före pandemin, en siffra som steg till 59% i april och 60% i november
- Nästan sex av tio tror att de kommer att jobba mer på distans efter pandemin jämfört med innan
Detta leder in på frågan hur vi som företag vill använda det fysiska kontoret. Tidigare har vi talat om arbetsplatsen som den fysiska arbetsplatsen dit anställda tar sig för att arbeta. Ingen tror längre att arbetet kommer att återgå till det kontorsnormala efter pandemin utan vi kan mer börja prata om arbetsplatsen som en mötesplats för ett helt nytt sätt att organisera arbete. Fler och fler företag och branscher kommer troligen att gå över i en förändrad modell att organisera arbete – mer flexibel, skalbar och ev. mindre sårbar, där vanliga anställda blandas upp med egenanställda och arbetsplatsen kommer att funka som en mötesplats för de som jobbar i företaget.
2. Uppdateringar i arbetsmiljölagen
Vad gäller regler och riktlinjer för arbetsmiljöansvaret är därmed alla scenarion under förändring. Vårt sätt att förhålla oss till en arbetsplats har förändrats och därmed även satt fokus på just arbetsmiljöansvaret. Det som gäller nu i vår lagstiftning är att arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön, även vid arbete hemifrån. Arbetsgivaren ska även göra allt som behövs för att förebygga att arbetstagaren inte utsätts för ohälsa eller olycksfall. Lagen pratar vidare om vikten av ett gott samarbete och regelbunden dialog mellan chef och medarbetare, vilket blir extra viktigt vid hemarbete eftersom chefens möjlighet att se, hantera och åtgärda problem är begränsat.
Arbetsmiljöverket har exempelvis i uppdrag att förtydliga och förenkla deras viktiga föreskrift ”Arbetsplatsens utformning” (AFS 2009:2) som börjar gälla i en ny och omarbetad version. En tydlig förändring sägs bli att arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljön vid hemarbete kommer att begränsas. Det kan komma att innebära att företag och arbetsgivare till exempel inte ska behöva bygga om eller göra andra liknande större förändringar i en bostad. Arbetsmiljöverket utlovar en anpassning till den rådande verkligheten och praktiska förutsättningar vad gäller specifikt hemarbete.
3. Hur vi organiserar arbete
Pandemin har även ”snabbspolat” digitaliseringen samt hur vi ser på hemarbete och gig-ekonomi. Pandemin kommer därmed också att snabbspola utvecklingen för hur företag väljer att organisera arbete. Vi spår att fler personer kommer att vara egenanställda på arbetsplatser som är mer flexibla än vad de varit tidigare, där hemarbete kombineras med arbete på plats på kontoret. Detta kommer i sin tur ställa andra krav på våra arbetsplatser och framförallt ansvarsfrågan vad gäller arbetsmiljön.
4. Stenkoll på sekretessen
Ytterligare ett ämne som blir allt mer aktuellt i och med hemarbetets framfart är säkerhet. Vi som företag kommer i högre grad än tidigare behöva se till att det finns ett bra säkerhetstänk hos våra medarbetare. Det kan handla om att påminna om kryptering av email och försäkra sig om att medarbetare är uppkopplade på ett tryggt nätverk.
Givet ett utökat säkerhetstänk finns behov för företag att reglera detta i en sekretess- eller hemarbetespolicy om det inte redan är på plats. Det behöver vara tydligt för företag och medarbetare vad som gäller med säkerhet vid hemarbetet. Exempelvis, om en medarbetares barn/partner fångar upp information som avhandlas i ett möte och sprider denna information vidare så är det medarbetaren i fråga som får stå till svars för detta, vilket kan vara bra för företag att tydliggöra så medarbetare vet vad som gäller.
5. En attraktiv arbetsgivare
Den allra sista spaningen är att företag som vill vara en attraktiv arbetsgivare behöver kunna erbjuda flexibilitet i ”arbetsplatsfrågan” – vilket i sin tur kommer att ställa krav på att ha tightare koll på sitt arbetsmiljöansvar – vare sig man organiserar egna anställda och/eller gigare. Det gäller alltså att ha stenkoll på ovanstående frågor för att vara en attraktiv arbetsgivare.
Det är med stor inspiration och positiv anda som jag och mitt team inleder 2021.
Nanette Brink, Founder & CEO Sweden HR Group
Sweden HR Group är din HR-partner
Hos oss får du en engagerad och nära partner. Vi tar ett riktigt helhetsgrepp och fyller funktionen av en hel HR-avdelning. Med vår kompetens och långa erfarenhet av både operativa och strategiska HR-insatser, kan bidrar vi till er verksamhet. Läs mer om hur vi jobbar här eller ring oss på 08 – 400 261 88 så bokar vi upp ett möte att lyssna in era behov.