Det har under de senaste åren skett ett dramatiskt skifte när det kommer till användande av data och information. En digital revolution som har resulterat i en exponentiell ökning av mängden tillgänglig data – inte minst inom HR området. Det datadrivna arbetet beskrivs just nu som en av de hetaste trenderna inom HR och när man diskuterar framtidens HR beskrivs ett datadrivet arbete som en naturlig del.
Detta märker vi även med allt fler HR data-titlar; HR Analytics, People Analytics, Talent Analytics, Workforce Analytics, Human Resource Analytics, med mera. Termen ”data” växer sig allt större inom organisationer då allt fler upptäcker värdet av arbetet med HR-data. Det är inte längre bara stora bolag som kan arbeta strukturerat och metodiskt för att kunna transformera sin personaldata till affärsvärde – utan även små bolag.
Vad är datadriven HR?
Datadriven HR förespråkar en utveckling där HR-funktionen är datadrivna och analyserar de mänskliga resurserna och organisatoriska problem/frågor med hjälp av användandet av data. Syftet är att kunna analysera HR-data för att förstå sammanhang eller se trender, hitta avvikelser, skapa en gemensam bild av verksamheten eller till och med förutse händelser. Därmed förse organisationen med insikter för att effektivt hantera personal, så att företagets mål kan nås snabbt och effektivt. Genom att använda ett datadrivet arbetssätt kan HR-funktionen basera sina HR-beslut på data. Vilket för organisationen framåt mot en mer datadriven arbetsplats.
Vad är fördelarna med att arbeta datadrivet
Det finns många fördelar med datadriven HR. Bland annat att kunna nyttja och använda stora mängder data för beslutsfattande vilket bidrar till effektiva insatser inom HR-området. HR-funktionen kan använda KPI;er och personalnyckeltal för att beskriva förhållanden och ställa tal i relation med andra tal. Exempel på personalnyckeltal är: sjukfrånvaro, könsfördelning, personalomsättning, utbildningsinsatser, olycksfall eller upplevd trivsel på arbetet. Att mäta och analysera personalnyckeltal är ett sätt för HR-funktionen att veta vad som ska arbetas med och ett sätt för att se om de är på rätt väg eller inte. Det är även ett argument för insatser de vill genomföra. Datadriven HR kan därmed skapa ett affärskritiskt stöd för HR-funktionens olika insatser samt ge verktyg för att kunna visa avkastningen som den datadrivna HR-funktionen kan skapa.
Fördelarna med HR-analytics är att det hjälper organisationen att skapa mognad och förståelse. I stället för att bara se att något hände eller förstå varför det hände – så kan organisationen bli proaktiva och i stället förutse VAD som kommer att hända eller till och med styra vad vi VILL ska hända. Det möjliggör ett mer strategiskt HR-arbete som kan bidra till ökad legitimitet och förtroende för HR-funktionen.
För att HR ska vara en strategisk partner är det viktigt att kunna visa mätbara resultat – någonting som datadriven HR stödjer. Datadriven HR blir därmed affärskritiskt. HR-funktionens status legitimeras genom att argumentera i ekonomiska termer och använda mätbara värden när de kvantifierar personalen. Detta eftersom de ekonomiska motiven ofta är de viktigaste inom organisationer.
Men hur gör vi då som profession för att få HR-arbetet mer datadrivet? Läs vår kollega Lisa Clemenssons tips för att skapa ett datadrivet HR-arbete. ”Jag tror att man måste börja använda HR-data mer i det dagliga arbetet. Man behöver inte göra det så svårt. Att arbeta datadrivet och analysera data behöver inte innebära någon rocket science – kalla det data science!”
Fyra tips för att lyckas med ett datadrivet HR-arbete
1. Utvärdera nuvarande insamling och analys av data
Samlar vi in tillräcklig data och har HR-funktionen tillräcklig kunskap att ta fram och analysera data?
Det är viktigt att ha rätt kunskap för att kunna ta fram och analysera data – detta för att undvika att betydande data försummas. Om stora mängder data samlas in utan att det finns kunskap eller kompetens hur data ska bearbetas, analyseras eller användas riskerar uppgifterna att förbli oanvända eller användas på fel sätt. Det är därför viktigt att utvärdera huruvida det finns tillräckligt med systemstöd för datainsamlingen och om mätning och analys görs på rätt sätt.
2. Välj mätvärden med omsorg
Varför mäter vi det vi mäter?
När HR funktionen har fått kunskap om hur man samlar in och analyserar data så är det viktigt att vi mäter betydande nyckeltal för just vår bransch. Vi ska inte mäta för mätandet skull – utan fokusera på några KPI;er eller nyckeltal bemärkta för oss. Här ska vi göra mätningar som kan användas för att göra förutsägelser och undvika mätningar som kan skapa felaktiga incitament eller distraktioner.
Då mätningarna riktar uppmärksamhet mot det som mäts, och påverkar vad människor gör och uppmärksammar, kan HR utöva en kraftfull effekt på beteendet genom att konstfullt välja vad de ska mäta.
3. Tydliggör vilken affärsfråga som HR-data besvarar
Vad ger det för värde?
I många organisationer ställs det höga krav på datadrivna beslut. Detta gör att HR blir mer affärskritiskt då vi med hjälp av data kan ta fram underlag till HR-funktionen. I linje med dagens mer strategiska HR arbete som fått större fokus på hårda värden (mätningar och kontroller av arbetet som bedrivs) – blir det jätteviktigt att tydliggöra vilken affärsfråga som HR-data besvarar. Försök därför att konkretisera och koppla värdet till verksamheten. Detta då HR-data inte kan överleva eller ge värde till verksamheten om det fungerar separat från resten av organisationen.
4. Använd data som ”bevis”
När HR-funktionen kan påvisa att deras insatser och aktiviteter ger värde genom siffror, snarare än ord, tilldelas de sannolikt mer resurser för att utföra sitt arbete. HR data kan användas för att skapa tillförlitligt underlag samt statistik som stödjer deras argument. Det ger kontroll och förenklar styrning och beslutsfattande. Mätningar är därför ett användbart verktyg för att HR ska skapa förståelse och ”bevis” kring vad som behövs och vad som kan förbättras.
Vill du ha hjälp att använda HR-data i ert arbete för att kunna bli en mer strategisk partner? Eller behöver du kompletterande kompetens och/eller resurser till ditt befintliga HR-team? Varmt välkommen till oss, vi anpassar alltid en lösning efter behov.
Läs mer om hur vi jobbar här eller ring oss på 073-519 59 01 så bokar vi upp ett möte att lyssna in era behov.
Om Sweden HR group
Sweden HR group är ett konsultföretag som erbjuder den mest flexibla och moderna lösningen på alla era organisations och HR-relaterade områden, från strategi till praktiskt genomförande.
Vi skräddarsyr upplägg efter ert unika behov och har flexibiliteten att snabbt kunna skala upp eller ner i tid när behoven ändras.
Vi arbetar i team vilket ger våra kunder funktionen av en hel HR-avdelning – oavsett uppdragets storlek.
Vår breda kompetens och långa erfarenhet (från linjen och som konsulter) säkrar att vi alltid har fokus på affärsnyttan av det vi levererar. Hos oss får våra kunder helt enkelt den mest flexibla och moderna HR-lösningen. Vi kallar det framtidens HR.